Acuerdo de tratamiento de datos

Este acuerdo es el contrato de transmisión de datos personales previsto en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) entre:

• El negocio que contrata un plan de AVENTHRA, que actúa como Responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes: decide para qué y cómo se usan.
• AVENTHRA, con domicilio en Medellín, Antioquia, Colombia (contacto: aventhra.soporte@gmail.com, +57 310 431 0543), que actúa como Encargado del tratamiento: trata esos datos solo por cuenta del negocio y para prestarle el servicio.

El negocio acepta este acuerdo al comprar un plan, marcando la casilla “Acepto los Términos, la Política de privacidad y el Acuerdo de tratamiento de datos” (queda registrada la fecha, la hora y la versión). Forma parte de los Términos y condiciones y se complementa con la Política de privacidad. Vigente desde el 25 de octubre de 2026.

Los datos personales de los clientes finales del negocio que llegan a AVENTHRA mientras el negocio usa la plataforma:

• Nombre y número de teléfono o identificador de WhatsApp, Messenger o Instagram.
• El contenido de las conversaciones con el agente, incluidas las notas de voz (que se transcriben a texto) y las imágenes o documentos que el cliente envíe.
• Pedidos, reservas, pagos y los datos de entrega (dirección, persona que recibe, teléfono, notas).
• Cualquier otro dato que el negocio cargue en la plataforma sobre sus clientes.

Los datos de los dueños y colaboradores del negocio (las personas que usan el panel) no están cubiertos por este acuerdo: frente a ellos AVENTHRA es Responsable, según la Política de privacidad.

AVENTHRA trata los datos de los clientes del negocio únicamente para:

• Que el agente de IA reciba, entienda y responda los mensajes en nombre del negocio.
• Registrar y gestionar pedidos, reservas, cobros, recordatorios y entregas.
• Mostrarle al negocio sus clientes, conversaciones, reportes y análisis en el panel.
• Dar soporte al negocio, proteger la plataforma y cumplir obligaciones legales.
• Mejorar el agente con información anonimizada y agregada, de la que no se puede identificar a ninguna persona ni a ningún negocio, para que aprenda cómo se vende en cada nicho. El negocio autoriza este uso al aceptar este acuerdo.

AVENTHRA nunca vende estos datos, no los usa para su propio marketing ni para contactar a los clientes del negocio por su cuenta, y no los comparte con otros negocios.

De acuerdo con el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, AVENTHRA se obliga a:

• Tratar los datos solo según las instrucciones del negocio y las finalidades de la sección 3.
• Aplicar las medidas de seguridad de la sección 6 para impedir su pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Mantener la confidencialidad de los datos (sección 9).
• Actualizar, rectificar o suprimir los datos cuando el negocio lo indique, y facilitarle hacerlo por sí mismo desde el panel.
• Apoyar al negocio para responder las consultas y reclamos de sus clientes dentro de los plazos de ley, y marcar “reclamo en trámite” cuando corresponda.
• Informar al negocio de cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos (sección 10).
• Abstenerse de entregar los datos a terceros distintos de los subencargados de la sección 7 o de una autoridad que los pida legalmente.
• Atender los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Informar a sus clientes y obtener su autorización. El agente de AVENTHRA no muestra ningún aviso de privacidad en los chats. Es deber del negocio informar a sus clientes, por sus propios medios (por ejemplo, en su perfil de WhatsApp Business, su sitio web o su material de venta), que sus datos se tratan con apoyo de proveedores tecnológicos como AVENTHRA, para qué finalidades y fuera de Colombia (sección 8), y obtener su autorización previa, expresa e informada, conservando prueba de ella (Ley 1581 de 2012, arts. 9 y 17).
• Tener y publicar su propia política de tratamiento de datos y atender las consultas y reclamos de sus clientes.
• Dar a AVENTHRA solo instrucciones lícitas y no cargar ni pedir a través del agente datos sensibles (salud, biométricos, etc.) ni datos de menores de edad sin la autorización que exige la ley.
• Mantener los datos de sus clientes veraces y actualizados, y eliminar desde su panel lo que ya no deba conservar.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes de seguridad que le correspondan como Responsable.

• Aislamiento por negocio en la base de datos: cada consulta solo puede ver los datos del negocio de quien la hace.
• Acceso al panel solo con cuenta de Google, con roles (administrador y colaboradores con permisos por módulo).
• Sesiones ligadas al dispositivo; un intento de copiarlas a otro navegador se detecta y se cierra.
• Tokens de acceso a canales y redes sociales guardados cifrados; conexiones cifradas (HTTPS) en todo el servicio.
• Registro de actividad y de seguridad para detectar accesos indebidos.
• Proveedores de infraestructura con sus propias certificaciones y controles de seguridad.

El negocio autoriza a AVENTHRA a apoyarse en los siguientes proveedores, que tratan los datos solo para la función indicada y bajo obligaciones de protección equivalentes a las de este acuerdo:

Si agregamos o cambiamos un subencargado, actualizamos esta lista y la fecha de “Última actualización”; si el cambio es relevante, lo avisamos por correo al negocio antes de aplicarlo, para que pueda oponerse o cancelar sin penalización.

Los datos se almacenan en Brasil (São Paulo) y algunos subencargados los procesan en Estados Unidos, según la tabla anterior. El negocio autoriza esta transmisión internacional y se obliga a informarla a sus clientes al obtener su autorización. Este acuerdo es el contrato de transmisión que exige el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 para estos casos.

AVENTHRA y las personas que trabajan para ella guardan reserva sobre los datos de los clientes del negocio y solo acceden a ellos cuando es necesario para prestar el servicio, dar soporte (por ejemplo, cuando el negocio pide ayuda con una conversación) o cumplir la ley. Esta obligación sigue vigente después de terminado el acuerdo.

Si AVENTHRA confirma un incidente que comprometa los datos de los clientes de un negocio, se lo informa al negocio sin demora injustificada, con lo que se sepa del incidente, los datos afectados y las medidas tomadas, para que el negocio pueda cumplir su deber de reportarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio y a sus clientes.

El administrador del negocio puede eliminar desde su panel (Clientes) a un cliente o una conversación. Si un cliente del negocio le escribe directamente a AVENTHRA para consultar, corregir o eliminar sus datos, se lo trasladamos al negocio dentro de los 2 días hábiles siguientes y lo apoyamos para responder dentro de los plazos de ley (consultas: 10 días hábiles prorrogables 5; reclamos: 15 días hábiles prorrogables 8).

• Este acuerdo dura lo mismo que la suscripción del negocio.
• Si el negocio cancela o deja de pagar, conserva el acceso hasta el final del periodo pagado. Mientras tenga acceso puede descargar sus reportes desde el panel.
• Desde que termina el acceso, los datos se conservan 90 días sin acceso. En ese plazo el negocio puede volver a pagar y recuperar todo, o pedir por escrito a aventhra.soporte@gmail.com una copia de los datos de sus clientes en un formato digital de uso común (devolución).
• El día 91 AVENTHRA suprime de forma definitiva los datos de los clientes del negocio (clientes, conversaciones, pedidos, reservas) junto con el resto de la cuenta. Solo se conservan los registros contables y de facturación de la suscripción que exige la ley, que no contienen datos de los clientes del negocio.
• El negocio también puede pedir la supresión anticipada de todos sus datos en cualquier momento.

Cada parte responde por el cumplimiento de sus propias obligaciones. En lo demás aplican los límites de responsabilidad, la ley colombiana y el mecanismo de solución de conflictos de los Términos y condiciones. Preguntas sobre este acuerdo: aventhra.soporte@gmail.com.